Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung beruht auf der Datenschutzordnung des Vereins (Teil 5 des Vereinshandbuchs) und informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

1. Verantwortlicher

Sicher Schwimmen e.V., vertreten durch den Vorstand
c/o Michael Kratz, Bergstr. 67a
53773 Hennef (Rhein-Sieg-Kreis)
E-Mail: info@sicher-schwimmen.com
Telefon: 0178 / 1142945

2. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Personenbezogene Daten werden ausschließlich zur Erfüllung der Vereinszwecke, zur Mitgliederverwaltung, Beitragsabrechnung und Kursorganisation verarbeitet. Rechtsgrundlagen sind:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen): Mitgliedschaft, Kursbuchung, Warteliste, Beitragseinzug und Zahlungsabwicklung (einschließlich SEPA-Lastschrift).
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung): steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrung von Belegen.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen): sicherer und störungsfreier Betrieb der Webseite, Abwehr von Missbrauch, Nachweis von Erklärungen (z. B. Widerruf), Pflege einer internen Sperrliste (siehe Ziffer 9) sowie Beantwortung von Anfragen.
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung): Push-Mitteilungen, Gesundheitsangaben (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO) und die Veröffentlichung von Fotos.

Lernstand des Kindes: Die Trainerinnen und Trainer halten fest, wie viele Klötzchen am Schwimmgurt des Kindes zuletzt verblieben sind. Wir speichern diese Angabe bei der Buchung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und übernehmen sie bei einer erneuten Buchung desselben Kindes (Abgleich über Name und Geburtsdatum) in die neue Buchung, damit das Kind auf dem bisherigen Stand weiterlernen kann. Sorgeberechtigte sehen den Stand im Portal unter „Meine Kurse“.

3. Besondere Kategorien (Gesundheitsdaten)

Gesundheitsdaten (z. B. Asthma, Epilepsie, Allergien) werden nur bei zwingender Erforderlichkeit für die sichere Kursdurchführung und ausschließlich mit ausdrücklicher Einwilligung der betroffenen Person bzw. der Sorgeberechtigten gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO erhoben. Bei der Online-Buchung holen wir diese Einwilligung mit einem gesonderten Kästchen ein, sobald Sie im Feld „Gesundheitliche Hinweise“ etwas eintragen. Die Angaben sind freiwillig; die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden (info@sicher-schwimmen.com). Wir bitten, Gesundheitsangaben nicht in freien Textfeldern anderer Formulare (z. B. der Warteliste) zu machen.

4. Zugriff, Löschung und Aufbewahrung

Der Verein wendet den Grundsatz der Datenminimierung an. Es gelten folgende Löschfristen:

• Buchungs- und Zahlungsbelege (einschließlich Beitragsabrechnung): 10 Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB).
• Übrige Mitglieds- und Kursdaten: bis zu 3 Jahre nach Austritt bzw. Ablauf des Kursjahres (regelmäßige zivilrechtliche Verjährungsfrist), soweit keine längere gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.
• Gesundheits- und Notfalldaten: sichere Archivierung nach Kursende; Löschung nach Ablauf der regelmäßigen zivilrechtlichen Verjährungsfrist (i. d. R. 3 Jahre nach Ablauf des Kursjahres), bei Widerruf der Einwilligung früher.
• Lernstand (Klötzchen am Schwimmgurt): 3 Jahre nach Ablauf des Kursjahres, dann wird die Angabe automatisch gelöscht.
• Widerrufe und Versandprotokolle: in der Regel 3 Jahre.
• Vorfallsdokumentation: Aufbewahrung gemäß Vorgaben der Berufsgenossenschaft bzw. Versicherung.

5. Empfänger, Auftragsverarbeiter und Drittländer

Für Betrieb und Verwaltung dieser Webseite setzen wir Dienstleister ein, mit denen wir – soweit erforderlich – Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO geschlossen haben:

• Supabase, Inc. – Datenbank, Anmeldung und Dateispeicher. Die Daten liegen in Rechenzentren in Frankfurt am Main (EU).
• Cloudflare, Inc. – Auslieferung und Ausführung der Webseite, Domain-Namensdienst, Schutz vor Missbrauch.
• Resend (Resend, Inc.) – Versand von E-Mails. Empfängeradresse, Betreff und Inhalt der jeweiligen E-Mail werden dort verarbeitet.
• One.com A/S (Dänemark) – Domain und E-Mail-Postfächer des Vereins.

Supabase, Cloudflare und Resend haben ihren Sitz in den USA. Eine Übermittlung dorthin stützt sich auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US-Datenschutzrahmen (Art. 45 DSGVO), soweit der Anbieter dort zertifiziert ist, und im Übrigen auf EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO). Eine Kopie der Garantien erhalten Sie auf Anfrage.

Darüber hinaus geben wir Daten nur weiter, soweit dies zur Vertragserfüllung (z. B. Kreditinstitut für den Beitragseinzug), aufgrund einer gesetzlichen Pflicht oder mit Ihrer Einwilligung erfolgt.

6. Hosting, Server-Logfiles und Schriftarten

Beim Aufruf der Seiten verarbeitet Cloudflare automatisch technische Zugriffsdaten (u. a. IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, abgerufene Seite, Browsertyp), die für den sicheren und störungsfreien Betrieb erforderlich sind. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb). Die Übertragung erfolgt verschlüsselt (TLS/HTTPS). Die auf der Webseite verwendeten Schriftarten werden von unserem eigenen Server ausgeliefert; es findet dafür keine Verbindung zu Google statt.

7. Formulare, Benutzerkonto & E-Mail-Versand

Bei Kontakt-, Kursanfrage-, Kursbuchungs-, Mitgliedsantrags-, Warteliste- und Widerrufsformularen verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Daten ausschließlich zur Bearbeitung Ihres Anliegens (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO). Beim Widerruf speichern wir zur Nachvollziehbarkeit zusätzlich Ihre IP-Adresse, die Browserkennung und den Zeitpunkt. Für den Mitglieder- und Kursbereich legen wir ein Benutzerkonto mit E-Mail-Adresse, Namen und Rolle an; unser Anmeldedienst (Supabase) protokolliert dabei technische Anmeldedaten einschließlich der IP-Adresse.

Bei der unverbindlichen Interessenbekundung für den geplanten Erwachsenen-Schwimmkurs speichern wir Name, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer und Nachricht sowie Ihre Angaben zu Schwimmstand, Samstags-Verfügbarkeit und Preiseinschätzung. Zweck ist ausschließlich die Planung des Kurses und die Information über die spätere Anmeldung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, Ihre Einwilligung durch Absenden des Formulars). Es entsteht keine Anmeldung und keine Mitgliedschaft; die Angaben werden nicht für Werbung verwendet. Wir speichern sie nur so lange, wie es für diesen Zweck erforderlich ist, und löschen sie, sobald der Kurs begonnen hat oder abgesagt wurde, Sie nicht mehr interessiert sind oder Sie Ihre Einwilligung widerrufen. Melden Sie sich anschließend verbindlich an, gelten die Angaben zur Kursbuchung.

Zur Bestätigung, Terminabstimmung, Zahlungserinnerung und Beantwortung Ihrer Anfragen versenden wir E-Mails über Resend. Versandzeitpunkt, Empfänger, Betreff, Zustellstatus und Inhalt werden zu Nachweiszwecken in unserer Datenbank protokolliert. Adressen, bei denen eine Zustellung dauerhaft scheitert oder die sich abgemeldet haben, setzen wir auf eine Sperrliste, damit keine weiteren E-Mails versandt werden. Informationsmails können jederzeit über den Abmeldelink abbestellt werden.

Die Angabe der in den Formularen als Pflichtfelder gekennzeichneten Daten ist für Buchung bzw. Mitgliedschaft erforderlich; ohne diese Angaben können wir den Vertrag nicht schließen. Die Daten der Kinder erhalten wir von den Eltern bzw. Sorgeberechtigten.

8. Push-Mitteilungen

Wenn Sie über den Link in Ihrer Buchungsbestätigung „Mitteilungen aktivieren“, speichern wir die Adresse Ihres Geräts bei dem Push-Dienst Ihres Browsers (Google, Apple oder Mozilla), die dazugehörigen Schlüssel, die Browserkennung und die Zuordnung zu Ihrer Buchung. Wir senden darüber Eilnachrichten zu Ihrem Kurs (z. B. Ausfall). Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Der Inhalt der Mitteilungen wird verschlüsselt übertragen. Sie können die Mitteilungen jederzeit auf derselben Seite oder in den Einstellungen Ihres Browsers abschalten; wir löschen das Abonnement dann.

9. Interne Sperrliste

Zur Vermeidung wiederholter Fehlbuchungen und zum Schutz der Kursabläufe führen wir eine interne Sperrliste (Name und Geburtsdatum des Kindes, E-Mail-Adresse, Grund; Zugriff nur für den Vorstand). Eine Buchung trotz Eintrags ist nicht automatisch ausgeschlossen: Der Vorstand prüft solche Anfragen im Einzelfall. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Einträge werden spätestens nach zwei Jahren überprüft und gelöscht, wenn sie nicht mehr erforderlich sind.

10. Trainer, Helfer und Ehrenamtliche

Für Trainer*innen, Helfer*innen und Ehrenamtliche verarbeiten wir Kontaktdaten, Konto und Rolle, Verfügbarkeiten, Dienstplan und Anwesenheit zur Organisation des Kursbetriebs (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, § 26 BDSG). Trainer*innen können zudem eine Bankverbindung (IBAN, Kontoinhaber*in) für die Auszahlung der Übungsleitergelder hinterlegen; diese ist nur für sie selbst und den Vorstand sichtbar. Erweiterte Führungszeugnisse werden ausschließlich zur Erfüllung der Pflichten nach § 72a SGB VIII im Rahmen unseres Kinderschutzkonzepts verarbeitet.

11. Cookies, Browser-Speicher & Nutzungsmessung

Diese Webseite setzt keine Cookies. Beim Anmelden speichert Ihr Browser eine Sitzungskennung im lokalen Speicher; im Mitglieder- und Verwaltungsbereich merken wir uns außerdem Einstellungen der Oberfläche (z. B. aufgeklappte Bereiche). Beides ist für den Betrieb erforderlich und verlässt Ihr Gerät nicht (§ 25 Abs. 2 TDDDG). Tracking-, Werbe- oder Analysedienste Dritter werden nicht eingesetzt.

Nutzungsmessung (nur mit Ihrer Einwilligung)

Wenn Sie im Banner zustimmen, messen wir auf den öffentlichen Seiten, wie die Webseite genutzt wird, um sie und unser Angebot zu verbessern. Dabei speichert Ihr Browser im lokalen Speicher eine zufällige Kennung (Gültigkeit 13 Monate, nicht mit Ihrem Namen, Konto oder Ihrer Buchung verknüpft) und eine Sitzungskennung (bis zum Schließen des Tabs). Erfasst werden: aufgerufene Seite (ohne Suchparameter), Zeitpunkt, sichtbare Verweildauer, Scrolltiefe, Herkunftsseite (nur Domain), Gerätekategorie (Handy, Tablet, PC), angeklickte Schaltflächen sowie bei Formularen, ob sie begonnen, abgesendet oder abgebrochen wurden und bei welchem Feld ein Fehler auftrat (nur Feldname und Fehlerart). Nicht erfasst werden Inhalte Ihrer Eingaben, IP-Adressen und der Browser-Typ. Für die Erkennung von Fehlern in Formularen zählen wir außerdem auf dem Server, wie viele Formulare eingegangen oder abgewiesen wurden. Das geschieht ohne Kennung und ohne Zugriff auf Ihr Gerät.

Wir testen außerdem verschiedene Varianten einzelner Texte und Schaltflächen (A/B-Tests). Dazu speichern wir im lokalen Speicher, welche Variante Ihnen gezeigt wird. Die Auswertung erfolgt pro Testversion; Ergebnisse alter Versionen fließen nicht in neue Tests ein.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Speicherdauer: Einzelne Messdaten löschen wir nach 90 Tagen; danach bleiben nur zusammengefasste Zahlen ohne Personenbezug. Die Daten werden bei unserem Auftragsverarbeiter Supabase (Frankfurt) gespeichert, an Dritte zu Werbezwecken gelangen sie nicht. Ihre Einwilligung ist freiwillig und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden, ohne dass Nachteile entstehen: über Messung & Datenschutz-Einstellungen (auch im Footer jeder Seite). Beim Widerruf werden Kennung und Testzuordnung in Ihrem Browser sofort gelöscht. Sendet Ihr Browser „Do Not Track“ oder „Global Privacy Control“, messen wir nicht.

12. Bildnutzung, Soziale Netzwerke & externe Links

Die Veröffentlichung von Fotos im Internet oder in Printmedien erfolgt nur nach vorheriger Einwilligung oder auf einer anderweitig tragfähigen Rechtsgrundlage. Einige Bilder dieser Webseite sind KI-generiert (siehe Impressum, Bildnachweise). Wir verlinken auf unsere Seiten bei Facebook und Instagram (Meta) sowie auf Seiten Dritter; beim bloßen Aufruf unserer Webseite werden dabei keine Daten an diese übertragen. Für den Betrieb unserer Seiten bei Meta besteht eine gemeinsame Verantwortlichkeit mit Meta; Näheres regeln die Datenschutzhinweise von Meta.

13. Ihre Rechte

Betroffene haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie auf Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Widerspruchsrecht: Soweit wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch einlegen (Art. 21 DSGVO).

Es besteht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Kavalleriestr. 2–4, 40213 Düsseldorf.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling findet nicht statt.

14. Technisch-organisatorische Maßnahmen (TOMs)

Der Verein schützt personenbezogene Daten durch angemessene technisch-organisatorische Maßnahmen: rollenbasierte Zugriffsberechtigungen, verschlüsselte Speicherung digitaler Unterlagen, sichere Übermittlungswege, abschließbare Aufbewahrung analoger Unterlagen sowie dokumentierte Berechtigungskonzepte.

15. Datenschutzkontakt

Datenschutzanfragen richten Sie bitte an den Vorstand unter info@sicher-schwimmen.com. Sollte gesetzlich die Pflicht zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten bestehen, wird dieser gesondert benannt.

Stand: Oktober 2026